الرسالة الإدارية: خصائصها وقواعد صياغتها.

محمد أحتيتيش، باحث في التدبير الإداري و المالي للموارد البشرية و المالية للإدارة. 

إسماعيل الحنان، باحث في سلك الدكتوراه مختبر الحكامة والتنمية المستدامة، كلية الحقوق سطات. 

تقديم:

   تعتمد كل إدارة في كافة مستوياتها على الوثائق الإدارية كوسيلة لاتخاذ القرارات و التعبير عن إرادتها، و تشترك كل هذه الوثائق في كونها ترتكز على الأعمال الكتابية. و المعروف أن لكل وسائل الاتصال المكتوبة في الجهاز الاداري دور تختص به عن غيرها.

   لذلك حري بالموظف العمومي أن يكون ملما بالدور الذي ينبغي أن تقوم به كل مراسلة على حدة؛ و بما أن كل واحدة من هذه الوسائل تختص بنوع معين من الاعمال فإن لأسلوبها أهمية كبيرة و لا يحق للمحرر أن يستعمل الوسائل المكتوبة كيفما يشاء و متى شاء، بل عليه أن لا ينسى أن لكل منها دوره الخاص، و عليه بالتالي أن يعمل على احترام اختصاصها و الدور الذي تؤذيه.

   و المعلوم أن الوثائق الإدارية تصنف إلى وثائق إدارية إخبارية[1] و وثائق إدارية إثباتية[2] ووثائق إدارية للتعليمات[3]، ثم وثائق إدارية عامة، هذه الاخيرة تحيل على مجموع الوثائق التي تستعملها الإدارة بكثرة في تواصلها الداخلي بين مختلف المصالح الادارية المكونة لها، أو في تواصلها الخارجي سواء في علاقتها مع الادارات الأخرى أو الأفراد. وعموما تشتمل  الوثائق الإدارية العامة على المذكرة و ورقة الإرسال  ثم الرسالة[4].

   هذا و تعتبر الرسالة الادارية أسلوب يتم من خلاله التواصل داخل الادارة عبر الكلمة المكتوبة التي يصدرها المرسل الى المرسل اليه؛ كما تحيل على كل رسالة متبادلة بين المصالح الإدارية، أو كل رسالة تصدر عن الإدارة في اتجاه الإدارات الأخرى أو بين الإدارة و شخص ما. و الرسالة بهذا المعنى تقسم إلى نوعين أساسيين هما: الرسالة الإدارية المحضة ثم الرسالة الإدارية الشخصية.

   و من هنا تبرز أهمية هذا الموضوع التي تتجلى في كون الرسالة الإدارية تحتل مكانة هامة في نشاط الإدارة العمومية، على اعتبار أنها تعد من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري، بحسبانها وسيلة فعالة تلبي حاجيات التبليغ الأساسية من خلال نقل المعلومات و إيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بالأمر. ناهيك عن اعتبارها وسيلة من وسائل التواصل الإداري التي لا غنى عنها[5].

  تأسيسا على ما سبق نطرح الإشكالية التالية: ماهي تقنيات و قواعد صياغة الرسالة الادارية؟

 وعلى ضوء هذه التوطئة تتضح معالم هذا الموضوع الذي سنتناوله في مبحثين:

ü    المبحث الأول: نخصصه إلى ماهية الرسالة الإدارية و أنواعها، ونتناول فيه تعريف الرسالة الادارية و شكلها الخارجي ثم أنواع الرسائل الادارية.

ü    و مبحث ثاني: نخصصه لقواعد و أساليب صياغة الرسائل الإدارية، ونتناول فيه قواعد صياغة الرسالة الادارية ألمحضة ثم قواعد صياغة الرسالة الادارية الشخصية.

التصميم:

المبحث الاول: ماهية الرسالة الادارية و انواعها.

المطلب الاول: تعريف الرسائل الادرية وشكلها.

المطلب الثاني: أنواع الرسائل الادارية.

المبحث الثاني: قواعد وأساليب صياغة الرسائل الإدارية.

المطلب الاول: قواعد صياغة الرسالة الادارية المحضة.

المطلب الثاني: قواعد صياغة الرسائل الشخصية.

المبحث الاول: ماهية الرسالة الادارية و انواعها.

   تلعب المراسلات باعتبارها وسيلة من وسائل الاتصال دورا حيويا و هاما في تسيير أعمال الأجهزة و المؤسسات الحكومية. و ترمي الى المزيد من ربط أواصر التواصل و التعايش بين الادارة و المواطنين، وتؤثر تأثيرا مباشرا في نقل المعلومات[6]، ولما كانت الرسالة أهمها و أكثرها استعمالا يتطلب منا الوقوف عند تعريفها و شكلها (المطلب الأول)، ثم أنواعها (المطلب الثاني).

المطلب الاول: تعريف الرسائل الادرية وشكلها.

  سنتطرق تباعا إلى تعريف الرسالة (الفقرة الأولى)، ثم بعدها ننتقل إلى شكلها (الفقرة الثانية).

الفقرة الاولى: تعريف الرسالة الادارية.

   هي نوع من انواع الكتابة الوظيفية، يكون احد طرفى الاتصال الكتابي جهة ادارية على الاقل.

وينتج عن هذا التعريف ثلاثة انواع من الخطابات الادارية:

·       الرسالة الهابطة: وهي الرسالة الادارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى اداري اعلى.

·       الرسالة الصاعدة: وهي الرسالة الادارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى اداري ادنى.

·       الرسالة الموازية: وهي الرسالة الادارية الرسمية الموجهة من رئيس إلى مستوى اداري مشابه[7].

   و تعتبر الرسائل وسيلة الاتصال الاداري الأولى، وتمتاز عن وسائل الاتصال الاخرى بمميزات هامة، فهي تعزز وتؤكد المعلومات التي تم التوصل اليها بحيث يمكن الرجوع اليها اذا ما حدث لبس أو خلاف ما تم الاتفاق عليه.

   فهي إذن وسيلة رئيسية من وسائل الاتصال وذلك من حيث انها تلعب دورا حيويا ومهما في جميع اجهزة الدولة وغير الدولة وتؤثر تأثيرا مباشرا وغير مباشر في اداء اعمالها والقيام بالواجبات والمسؤوليات المطلوبة منها، و تتجلى أهميتها أيضا في كونها تشكل الصلة الحيوية التي تربط بين كل جهاز و المجتمع الذي يتعامل معه ذاك الجهاز[8].

الفقرة الثانية: شكل الرسالة.

      لا بد للمحرر أن يراعي مجموعة من البيانات التي تخص تركيب صفحات الطبع؛ و هي بيانات  منها ما يتعلق بشكل الصفحة و نوعية الورق المستعمل، و منها ما يرتبط بأبعادها.

-        يجب أن يكـون الـورق المستعمل منمطا على شكل النمط العالمي الجديد[9].

-        يجب أن ترقن الرسالة الأصلية والنسخ المزمع إرسالها على ورق أبيض من النوع الجيد.

-        ترقن الرسالة الأصلية على الورق الحامل للرأس و لبعض الميزات.

-        يجب أن تكون النسخ المراد إرسالها على ورق عادي حيث يوضع بيان المصلحة بالطابع، وتؤخذ النسخ بواسطة ورقة الكربون الأسود.

-        وفيما يخص النسخ التي سيحتفظ بها في المصلحة المصدرة لها يجب أن تكون ذات الصنف الخفيف الذي يسمى بالورق الرقيق، ومن الأفضل أن تكون هذه النسخ متنوعة اللون لتسهيل عملية الترتيب.

تستعمل الورقة من وجهة واحدة، ويجب ترك 4,5 سم في الهامش من الجهة اليمنى و 2 سم من الجهة اليسرى، أما من أسفل الصفحة فيجب أن يحد النص ب 6,5 سم على الأقل فيما يخص الصفحة التي تحمل التوقيع (وهذا يهم بالخصوص وثيقة ذات صفحة واحدة) أو ب 3 سم إذا كان النص سيتابع على الصفحة الموالية، وتترك كذلك 3 سم على الأقل من أعلى الصفحة بالنسبة للأوراق الموالية للصفحة الأولى.

كما أن علامة ..%.. التي توضع أسفل الصفحة من الجانب الأيسر تشير إلى أن النص لم ينته بعد، وسيتابع في الصفحة الموالية.

                                                              

ويفترض معرفة هذه القواعد من لدن الراقنات ذوات الخبرة الواسعة اللواتي ينبغي عليهن تطبيقها تلقائيا أثناء قيامهن بالعمل، كما أن هذه القواعد تفيد المحرر الذي يضطر لمراجعة الوثيقة المرقنة لتصحيحها.

        كما أن التقديم لا يخلو من أهمية لأنه يعطي الانطباعات الأولى حسنة كانت أم سيئة بالنسبة للمرسل إليه الذي يتلقى الوثيقة، كما يعد التقديم الجيد أيضا من قواعد المجاملة والوضوح.

المطلب الثاني: أنواع الرسائل الادارية.

   لا بد من التمييز بين الرسالة الادارية المحضة و الرسالة ذات الصيغة الخاصة[10]، وهذا ما سيتم التطرق اليه في هذا المطلب من خلال فقرتين، الرسائل الادارية المحضة(الفقرة الاولى)، ثم الرسائل الادارية الشخصية(الفقرة الثانية).

الفقرة الاولى: الرسائل الادارية المحضة.

    تستعمل الإدارة في اتصالاتها الإدارية نوعين من الرسائل: الرسائل الإدارية ثم الرسائل ذات الصبغة الخاصة. و قد عرف الأستاذ محمد باهي الرسالة الإدارية بكونها "كل رسالة ترسل من وحدة إدارية إلى وحدة إدارية أخرى داخل نفس البلد، ويتوقف على شكلها و مضمونها جانب مهم من القرارات التي تمس حياتنا"[11].

   في حين عرفها الأستاذ بوعلام السنوسي بأنها ''تلك الرسائل المتبادلة بين إدارة و إدارة أخرى داخل نفس الجهاز، و هي كذلك المتبادلة بين جهاز و جهاز آخر"[12].

فيما عرفها الأستاذ مصطفى الداشي بحسبانها "الرسالة المتبادلة بين المصالح الإدارية[13]"

الفقرة الثانية: الرسائل الادارية الشخصية.

   هي الوثيقة التي تبعث من شخص إلى آخر لا ينتميان إلى الإدارة، أو هي الرسالة الموجهة من مصلحة إدارية إلى شخص خارج الإدارة و لا يتعلق موضوعها بنشاطها، وتفيد أيضا الرسائل الموجهة من طرف موظفين إلى رؤسائهم، أو المتبادلة بين هؤلاء و أشخاص عاديين، أو موظفين بصفة شخصية، كالتهاني بمناسبة الأعياد الوطنية و الدينية، أو فاتح السنة الهجرية أو الميلادية، أو بمناسبة ترقيات أو الحصول على أوسمة و غيرها، فهي كلها تعتبر رسائل شخصية[14].

   هذا من جهة، من جهة أخرى فقد عرفها الأستاذ بوعلام السنوسي بكونها" تلكم الرسائل التي تتبادل بين جهاز حكومي أو غير حكومي و فرد من الأفراد أو التي ترسل إلى جهات عديدة خارجية داخل الوطن أو خارجه، وهي كذلك الرسالة التي يحررها الفرد بإسمه الخاص[15]".

المبحث الثاني: قواعد وأساليب صياغة الرسائل الإدارية.

   لا تخرج قواعد و أساليب صياغة الرسالة الإدارية المحضة عن القواعد العامة لتحرير الوثائق الإدارية، إلا أن هذه الأخيرة باعتبارها من الوثائق الإدارية الإخبارية تنفرد عن غيرها بمجموعة من الخصائص المميزة لها  (المطلب الأول)، وهو نفس الأمر الذي ينطبق على الرسالة الإدارية الشخصية التي تتميز هي الأخرى ببعض المميزات الخاصة بها (المطلب الثاني).

المطلب الاول: قواعد صياغة الرسالة الادارية المحضة.

   تتكون الرسالة الإدارية المحضة من مجموعة من العناصر (الفقرة الأولى)، ناهيك عن أن تحريرها يتم من خلال استعمال تعابير محددة (الفقرة الثانية).

الفقرة الاولى: عناصر الرسالة الادارية.

   هناك عناصر رئيسية لا بد من توفرها في الرسالة الإدارية(مميزات اجبارية) ألا وهي:

ü    تسمية الدولة؛

   تزيد هذه الميزة من تدعيم الطابع الاداري للوثيقة وتكتب ضمن رأس الوثيقة الذي يوضع في اعلى الصفحة الاولى، وقد ترد هذه الميزة اما وسط الصفحة او تأخذ عرض الورقة كاملا، وتكتب في الركن الايمن للصفحة. اما بالنسبة للوثيقة الصادرة عن السلطات العليا فان هذه الميزة تتمركز غالبا في وسط الورقة.

ü    بيان الجهة [16]المصدر للرسالة؛

   يعتبر من اهم الاشارات المكونة للرأس حيث من خلالها نعرف مصدر الوثيقة، ويجب ان يتم تبيان مصدرها بكل تدقيق مع احترام التسلسل الاداري للمصالح، وبهذا تكون في بعض الاحيان معقدة اذا صدرت عن مكتب مرؤوس، تكون جد مختصرة اذا صدرت الوثيقة عن السلطات العليا، وتتركب هذه الاشارة عامة من:

-الوزارة

-القسم او المصلحة المصدرة للوثيقة[17]

ü    تاريخ ومصدر الارسال؛

يجب كتابة المكان الذي صدرت منه الرسالة و بجانبه عادة يكتب تاريخ صدورها.

ü    الاكتتاب؛

   الاكتتاب هو صيغة الإرسال الى المرسل اليه تحتوي ان اقتضى الحال على ذكر الانفاذ التسلسلي. تخص هذه الميزة اذن المراسلة الادارية فقط ؛ وتوضع اسفل التاريخ ب 3 سم في الجانب الايسر ابتداء من المحور الرئيسي للصفحة، وتتركب من شطرين يربط بينهما حرف "الـــــى".

   الشطر الاول يبين صفة المرسل(الذي يمثل دائما السلطة العليا في المصلحة)، و الثاني يبين صفة المرسل اليه (الذي يمثل ايضا السلطة العليا في المصلحة المرسل إليها)[18].

مثلا:

من عامل مدينة ........... الى السيد وزير ..........

ü    رقم التسجيل؛

   يدرج رقم التسجيل اسفل بيان المصلحة المصدرة وهو يتطابق مع تاريخ الارسال، فيشكلان معا مرجع الوثيقة الادارية. وتجدر الاشارة ان هذين الميزتين يتكلف بوضعها مكتب مختص غالبا ما يكون مكتب الضبط، بعد توقيع الوثيقة الادارية ووضع خاتم المنظمة واسم و صفة الموقع[19].

ü    الموضوع؛

   تكتب هذه الإشارة في رسالة إدارية قبل العرض وبالتالي أسفل بيان الجهة المرسلة ورقم التسجيل ولكن ببعض السطور كذلك من بعد صيغة الإرسال. الموضـوع كلمة بحروف كاملة ومسطرة عليها تكتب في الجانب الأيمن مع احترام الهامش العادي الذي يترك للعرض، وتردف هذه الكلمة بصيغة مختصرة قدر الإمكان توضح في سطر مغزى ما سيتم عرضه في الموضوع. والغاية من الموضوع هو تمكين المرسل إليه من تحديد محتوى الرسالة في طرفة عين وتسهيل عملية توزيع البريد وترتيبه. لذا يجب إذن أن لا تتعدى الصيغة المستعملة أكثر من سطر ونصف حتى لا تخلو من أهمية[20].

ü    المرجع؛

   وهو العنصر السابق الذي يستند عليه المحرر في كتابة الرسالة الادارية، ويكتب مباشرة أسفل الموضوع انطلاقا من نفس الهامش. واذا كان الموضوع جزءا ضروريا لكل رسالة ادارية فان المرجع كجزء من الرسالة لا يكون ضروريا إلا عندما تستند الرسالة الادارية الى عنصر سابق[21].

أمثلة:

المرجع: رسالتكم بتاريخ 15 ديسمبر 1975 (صادر عن شخص)

المرجع: رسالتكم رقم 325 م.و.أ.ع نتاريخ 15 ديسمبر.

المرجع: نداؤكم الهاتفي بتاريخ.....

المرجع: ملف فلان الفلاني رقم التسجيل727.

ü    التوقيع؛

   بعض الاجهزة الحكومية او غير الحكومية تتبع اللامركزية الكاملة في التنظيم الاداري للتوقيع، بمعنى ان كل ادارة او قسم بالجهاز، له موظفون مختصون بالتوقيع على المراسلات، وهذا يعني ان تلك المراسلات  يجب ان تكون معنونة باسم الجهاز[22].

ü    التحية الافتتاحية؛

   تكتب على السطر التالي مباشرة اسفل الموضوع او المرجع و المرفقات عند الاقتضاء، وقد درجت الادارة المغربية على بدء رسائلها العربية بهذه التحية؛

سلام تام بوجود مولانا الامام، و بعد؛

أو

سلام تام بوجود مولانا الامام دام له النصر والتأييد؛

أو

سلام تام بوجود مولانا الامام دام له العز و التمكين، وبعد،

وذلك طبعا بعد البسملة او الحمد لله في اعلى الرسالة فوق اشارة "تاريخ ومكان الاصدار" مباشرة[23].

ü    التحية الختامية؛

   صيغة الختام تشتمل على عبارة المجاملة ولا تقل  أهمية عن صيغة النداء،  لذا فان عبارات الاحترام والمجاملة التي تختم بها الرسائل، ماهي الا ترجمة لنسيج من علاقات المحبة والود و الاعتبار التي يود المرسل ان يعبر عنها اتجاه المرسل اليه.

وهناك عدة مفردات يمكن ان توفي بهذا الغرض ويمكن استعراضها كالتالي:

§       تفضلوا  سيادة الوزير بقبول فائق التقدير و الاحترام بالنسبة لأي مرسل ليس له علاقة شخصية او معرفية بالوزير؛

§       مع اسمى عبارات المودة و التقدير؛

§       خالص المودة و التقدير؛

§       مع تقديري الفائق[24]...إلخ.

ü    المرفقات؛

   تتضمن الوثائق المدعمة للرسالة، وبيان الوثائق الواردة ذكرها في نص الرسالة والتي من شانها زيادة الايضاح للقارئ. ويتم التنصيص عليها حسب نوعها او عددها استجابة لطلب الحصول عليها. وكمثال على ذلك:

§       5 كتب؛

§        نسخة من بطاقة التعريف الوطنية؛

§       صورتان شمسيتان[25]...إلخ.

الفقرة الثانية: تحرير الرسالة الادارية

   سنتناول تباعا في هذه الفقرة أجزاء الرسالة الإدارية (أولا)، ثم الصيغ التي يجب استعمالها ابان تحريرها (ثانيا).

أولا: أجزاء الرسالة الادارية.

   يخضع تحرير الرسالة الادارية لنفس القواعد التي يخضع لها التحرير الاداري بصفة عامة،، كما ان محتواها من حيث الشكل هو نفس محتوى أي وثيقة إدارية أخرى إذ ينقسم إلى ثلاثة أجزاء رئيسية هي:

المقدمة:

   هي بمثابة اطلالة على ما سيأتي من أفكار تعيد التذكير بالموضوع و الرجوع إليه اذا كان هناك مرجع، وتهدف باختصار إلى تهيء القارئ لمعرفة الاحداث الموالية، وكذا استعراض العناصر الاساسية للقضية موضوع الرسالة.

   تبدا الرسالة الادارية بعد الاشارة الى الموضوع بعبارة الاحترام التقليدية التي تميز اسلوب الادارة، و تضفي على تواصلها طابع السلطة العمومية، ومكان هاته العبارة من الرسالة يكون حسب الاحوال اما في اولها او في وسطها.

   مثال:

علاقة بالمرجع المشار اليه اعلاه، و المتعلق بموضوع..........يشرفني..........

  مثال اخر:

 لقد احلتم علي بواسطة كتابكم عدد.... بتاريخ... ملف القضية المتعلقة بمشروع ابرام عقد بين جماعة ....... و الوكالة المستقلة لتوزيع الماء و الكهرباء .......، والذي بمقتضاها تولت هاته الاخيرة الاشراف على صيانة شبكة التطهير بالجماعة، وبعد الدراسة الاولية لبنود مشروع العقد المذكور، يشرفني ان ادعوكم لحضور الاجتماع المقرر عقده يوم..... لمناقشة الصياغة الاخيرة للعقد المذكور...... و السلام[26].

العرض:

   يمثل هذا الجزء صلب الرسالة الذي يتوقف عليه الجانب الاكبر من نجاح الرسالة الادارية. و ينبغي أن لا يحتوي مضمون الرسالة الا على مسالة واحدة. ويختلف طول الموضوع و عرضه تبعا للهدف من الرسالة. ورغم تعدد الاهداف من الرسائل الادارية بقدر تنوعها فان الموضوع يكاد يتفق في اسلوب صياغته[27].

   فالعرض اذن هو موضوع الرسالة حسب الهدف منها، من إشارة للمسائل موضوع الرسالة، و تفصيلها مع الشرح و التوضيح. وقد يستغرق أكثر من فقرة تتناول كل منها جانبا من جوانب الموضوع، وقد تقتصر على فقرة واحدة، وفي نهاية هذا الجزء تأتي الخاتمة[28].

الخاتمة:

   هي الخلاصة التي نرغب في صياغتها بكل عناية، ونلخص فيها بواسطة جملتين او ثلاث، ما نريد التأكد عليه، مع الحرص على الدقة و الاختصار. إن الاشارة التي يمكن تمريرها من خلال الخاتمة هي: إما ايعاز، او إقتراح، أو توضيح، بحيث يحصل اقتناع لدى الموقع أن القضية موضوع الرسالة منتهية، باستثناء ظهور عناصر جديدة، وعلى ضوء ذلك، يقدر الوقت الكافي للتوصل بالجواب وتقديم رد نهائي، كما ان للخاتمة تأثير بالغ على المرسل اليه و هي التي توجه طبعا حكمه على موضوعها و القرار النهائي المتخذ حولها[29].

ثانيا: صيغ التحرير.

   يستعمل المحرر صيغا كثيرة متداولة تصلح عند المناقشة أو عند العرض و بعض الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة أو لاستنتاج بعض الخلاصات أو التي تستعمل لتوضيح الفكرة أو تقديم وجهة نظر، ولتمكين المحرر من الانتقال من فكرة الى أخرى توجد صيغ تساعد على ذلك[30].

نذكر منها على سبيل لا الحصر بعض هذه الصيغ:

-صيغ البدء:

 ''في رسالتكم المشار إليها في المرجع تطلبون فيها موقف الوزارة من مقتضيات الفصل......................يشرفي..................

-صيغ العرض أو المناقشة:

 ''فجوابا عن رسالتكم المؤرخة بــ............أعرب لكم عن آسفي لعدم.........و ألاحظ........وأضيف...........وأذكر............."

-صيغ تلطيف الصيغة:

''فجوابا عن رسالتكم المشار إليها في المرجع في شأن سلوك السيد............يبدو من الأفضل مراسلة السيد و زير..........."

-صيغ لاستنتاج خلاصة العرض:

''فجوابا عن.........في شأن الترخيص لكم...........يحق لكم المطالبة بهذا الترخيص..............."

-الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الألة:

 "فجوابا عن.....في شأن سلوك السيدة.......لا يخفى عليكم أن............و لا شك أن هذا السلوك سوف...........''

-صيغ السرد:

 ''فجوابا عن طلبكم الانخراط في سلك المتصرفين أتشرف أولا بإخباركم....وثانيا لا يعفى من المباراة......''

-صيغ الانتقال:

''..........من جهة............ومن جهة أخرى....''

  يجب على المحرر أن يضع نصب عينيه الوقائع التي يجب أن تتضمنها الرسالة. إن الخطأ في النحو أو الاملاء، قد يحول إنتباه القارئ عن الرسالة أو على أقل تقدير قد يسبب تحريفا في فهم القارئ المعنى المقصود منها.

   هذا ويجب أن تكون لهجة الرسالة جذابة و ودية، فاللهجة المؤدبة مطلوبة في كل وقت وحين،     و اللهجة الغير المناسبة سواء كانت الرسالة رسمية أو غير رسمية يجب تجنبها، ولو كانت غير مقصودة،  لأن سوء التعبير في اللهجة يؤدي إلى خلق نوع من سوء الفهم وقد يتطور إلى عناد دون تحقيق الغرض المنتظر من الرسالة حتى ولو حاول المرسل تحسين اللهجة في المرات القادمة. و على المحرر مراجعة الخطاب قبل التوقيع عليه و أن يعلم أنه يعتبر مسؤولا عن صحة ما جاء به بعد التوقيع[31].

المطلب الثاني: قواعد صياغة الرسائل الشخصية.

   تنفرد الرسالة الإدارية الشخصية بمجموعة من العناصر التي تميزها عن الرسالة الإدارية المحضة (الفقرة الأولى)، كما أنها تشترك مع هذه الأخيرة في عناصر أخرى(الفقرة الثانية).

الفقرة الاولى: العناصر الخاصة بالرسالة الشخصية.

   هي الرسالة التي يوجهها المرؤوس إلى رؤسائه مثلا أو الرسالة التي يوجهها كل فرد من أفراد المجتمع إلى سلطة إدارية.

  الاجزاء السابقة التي تم ذكرها في موضوع الرسالة الادارية المحضة، والتي تعرف اصطلاحا بـ"صدر الرسالة" هي نفس الاجزاء التي يجب مراعاتها في صدر الرسالة الادارية الشخصية وهذه الاشارات هي:

·       بيان الادارة او الوزارة او المؤسسة او اسم وعنوان الشخص؛

·       المكان والتاريخ و الرقم؛

·       الموضوع؛

·       المرجع؛

·       تحية الافتتاح؛

·       جسم الرسالة؛

·       المرفقات؛

·       تحية الختام؛

·       التوقيع.

   وهذه الاجزاء لا يشترط وجودها في الرسالة التي يوجهها شخص ما للإدارة. فليس هناك ما يفرض عليه التقيد بهذه الشروط.

   وقد يكون من غير المألوف في الرسائل الادارية أن يكتب عنوان المرسل اليه في الرسالة لان العرف الحكومي يقتضي ان توجه الرسائل الحكومية الى الاشخاص تبعا لوظائفهم وذلك دون ذكر الاسماء او العناوين لان الرسائل الادارية تفرز وتتوزع بمكاتب التبادل الداخلية (مكتب الضبط) الذي يتولى معالجتها ويسهر على طريق ارسالها.

   وإما عن طريق الموزعين الاداريين للبريد وإما عن طريق البريد للمصلحة التي توجد خارج العاصمة التي هي معنية بالرسالة وهنا تختلف الرسالة الادارية المحضة عن الرسالة الادارية الشخصية ويتجلى هذا الفرق في ان الرسالة الادارية الشخصية تستعمل صيغة النداء او صيغة المجاملة.

   إذا كان كاتب الرسالة الادارية المحضة لا ينادي المرسل إليه ولا يخاطبه، فان تحرير الرسالة الادارية الشخصية يفرض على المراسل أن ينادي المرسل اليه إما باسمه أو بتوظيفه وإما باستعمال كلمات السيد او السيدة؛ ويدرج هذا النداء قبل التحية الافتتاحية للرسالة وتردف بصيغة النداء إن اقتضى الحال صفة المرسل إليه إذا كان وزيرا أو مديرا أو سفيرا[32]... الخ.

الفقرة الثانية: العناصر المشتركة مع الرسائل الادارية.

     إذا كانت الرسالة موجهة من مصلحة إدارية إلى مرسل إليه من خارج الإدارة (شخصية معنوية أو طبيعية)، فانها تحتوي على جل الإشارات التي تتعلق بالرسالة الإدارية، و التي هي:

  بيان المصلحة الموجهة، المكان و التاريخ، رقم التسجيل، الاكتتاب(أو صيغة الإرسال) الموضوع، المرجع، الوثائق المرفقة، المؤصلات، التوقيع. إلا أن استعمال مختلف هذه الإشارات يخضع الى بعض الفوارق الدقيقة حسب رغبة المحرر في الإلحاح على الجانب الشخصي للرسالة.

   كما أن الحروف الأولى لأسماء المحرر والراقنة لا ترد في الرسالة إذ وجب أن تحرر بأسلوب شخصي، كما يجب أن تبدو محررة من طرف الموقع نفسه. وعندما نتوجه إلى شخص معين يجب الاستغناء عن إشارة "الموضوع"-تكون أسفل العنوان- مع التذكير به في مقدمة عرض الرسالة.

 و فيما يخص الاكتتاب (أو صيغة الإرسال) يمكن أن يكون على نفس الشكل بالنسبة للرسالة الإدارية[33].

مثلا:

من مدير المدرسة .......................

إلى

السيد مدير المركز الجهوي للتكوين الاداري................

   ويمكن الإقتصار على الجزء الثاني منه عند ذكر السلطة المرسلة في رأس الرسالة-أنظر المثال أعلاه-، كما يمكن حذفه و تعويضه بعنوان المرسل إليه، في هذه الحالة وخاصة عندما يكون المرسل إليه شخصا خاصا يعتبر من الملائم كتابة عنوان المرسل إليه في أسفل يمين الصفحة على الهامش و في مستوى التوقيع.

   هذا عندما لا يجب استعمال إشارة "المؤصلات" في هذا الموضع. و لكن سبق أن أشرنا أن هذه الإشارة لا تستعمل مبدئيا في الرسائل الشخصية. إلا أنه إذا كان وضع العنوان لا يضايق المرسل إليه الخاص فإنه لا يساعد على الترتيب في المصالح التي أكثر ما يساعد على ذلك وضع "الاكتتاب".

   أما إذا كانت الرسالة الموجهة من موظف إلى رؤسائه، فإنها لا تحتوي على بيان المصلحة و لا على الرأس، ولكن يكتفي في محل البيان بكاتبة الاسم الكامل للموظف، درجته ووظيفته و محل تعيينه ورقم تسجيله، وعند الاقتضاء عنوان مصلحته إذا كانت مجهولة.

   ويشار إلى السلطة الموقعة في الاكتتاب دون كتابة اسم المرسل، ولكن يجب وضع إشارة الإنفاذ التسلسلي.

 مثلا:

 إلى السيد وزير..............، تحت إشراف السيد ........... مدينة الرباط.

 ويشمل التوقيع على اسم الموقع فقط دون ذكر صفته، وفي حالة التوجيه إلى شخص أو رئيس يكن له الاحترام و التقدير يجب إعادة كتابة الرسالة باليد[34]. 

خاتمة:

   لا يستطيع أحد أن يقلل من شأن الكتابة داخل الإدارة العمومية، إذ تأخد قسما كبيرا من نشاطها اليومي؛ فالموظف الممارس يصرف جهدا كبيرا من نشاطه إما ناقلا للأعمال و أنشطة إدارية كتابة، و إما قارئا لما هو مكتوب.

  كما أنه ليس هناك من ينكر أهمية و صول البيانات و الحقائق و المعلومات إلى السلطات الإدارية بالصورة المكتوبة الصحيحة شكلا و مضمونا، و في الوقت المناسب، إذ أن ذلك يساعدها على اتخاذ القرارات السليمة في الوقت الملائم و بالتالي يعينها على النهوض بالمهام المنوطة بها.

   ويتحقق التحرير الاداري الفعال حينما يتمكن الموظف المرسل من نقل ما يرمي إليه فعلا، بوضوح و دقة كافيين؛ و حينما يتمكن الموظف المستقبل من استيعاب و فهم هذا القصد. و لعل الرسالة الادارية بشقيها: الرسالة الادارية المحضة و الرسالة الادارية الشخصية؛ لتعد أهم الوثائق الادارية و الأكثر تداولا على مستوى مختلف هياكل الادارة كما سبق أن مر معنا.

   وعموما فإن تصميم الرسالة يخضع لنموذج شبه موحد –مع مراعاة بعض الاختلافات-  يعطيها جمالا في شكلها و تأثيرا في نفس القارئ. و يجب على المحرر أن لا يغفل ما لمظهر الرسالة من أهمية خاصة باعتباره يعطي أول انطباع لدى القارئ.

   فمهما كان موضوع الرسالة يجب أن يحرص المحرر على أن يكون ما يحرره منسقا تنسيقا جميلا سواء من حيث الشكل من خلال تقسيمها إلى فقرات و مراعاة المسافات بين السطور، و كذلك من حيث المضمون من خلال مراعاة تناسق كلماتها و وضوح معانيها، بما يمكن القارئ من فهمها و استيعاب مضامينها على الوجه الصحيح.

---

[1] - الوثائق ذات الطبيعة الاخبارية فهي تفيد مجموع الوثائق التي يكون القصد من ورائها الإخبار. مع العلم أن الأصل في جميع الوثائق الإدارية هو الإخبار. فهي تعد في الحقيقة بمثابة مرجع للمسألة المدروسة. و يندرج تحت هذا الصنف كل من التقرير، عرض الحالة، البرقية، الإعلان، الإبلاغ، الاستدعاء، جدول الأعمال، ذكره ذ بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الاداري بالإدارة العمومية و القطاع الخاص، مطبعة دار النشر المغربية سنة 2016، ص:35.

[2] - أما الوثائق الادارية للإثبات فمؤداها أنها تعد بمثابة مرجع تحتوى على عناصر الاستذكار و الشهادة على صحة الواقع و الفهم الصحيح للقضايا المدروسة التي تحتفظ بها. و يدخل في زمرتها البيان و البلاغ و الخطاب و دفاتر القيد

[3] - و توجد أيضا وثائق التعليمات و هي تستعمل للتوجيه و التوضيح و تحديد إطار و كيفية العمل الواجب اتباعه ولا سيما ما يتعلق بتطبيق النصوص التشريعية و التنظيمية. و نجد في هذا الصنف المذكرة المصلحية، التعليمات، ثم المنشور-لقد اختلف الفقه حول طبيعته-.

[4] - المرجع نفسه، ص: 35.

[5] - كريم لحرش، القانون الإداري المغربي: الجزء الثاني: نشاط الإدارة و امتيازاتها، مطبعة الرشاد-سطات، الطبعة الثالثة، ص:523.

[6]- بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الاداري بالإدارة العمومية و القطاع الخاص، المرجع السابق، ص: 3.

[7] - www.hrdiscussion.com، تاريخ الزيادة، 02/06/2017، على الساعة، 15:19.

[8] - بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الاداري بالإدارة العمومية و القطاع الخاص، المرجع السابق، ص: 145.

[9] - الشكل الحالي المتفق عليه: (210 x297).

[10] - عبد العزيز اشرقي، تقنيات التواصل و التحرير بالإدارة العمومية، مطبعة النجاح الجديد، الطبعة الاولى سنة 2000، ص: 144.

[11]-  محمد باهي، المراسلات و التحرير الاداري، المطبعة (غير مذكورة)، الطبعة (غير مذكورة)، ص: 41.

[12]-  بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الإداري بالإدارة العمومية، المطبعة (غير مذكورة)، طبعة2016، ص: 145.

    مصطفى الداشي، عرض تقنية تحرير المراسلات الإدارية، وزارة العدل/مديرية الموارد البشرية/قسم التكوين و التتبع و التقييم.-[13]

[14]- عبد العزيز اشرقي، تقنيات التواصل و التحرير بالادارة العمومية، المرجع السابق، ص: 158.

[15]- بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الإداري بالإدارة العمومية، المرجع السابق، ص:145.

[16] - فقد تكون الجهة المصدرة قسما او شعبية،  مصلحة او وحدة، بعبارة اخرى تكون حسب التنظيم الهيكلي للادارة.

[17] - مصطفى الداشي،تقنية التحرير المراسلات الادارية، عرض القي في وزارة العدل.

[18] - مصطفى الداشي، نفس المرجع.

[19] - محمد باهي، المراسلات و التحرير الاداري، المرجع السابق،ص:47.

[20]- مصطفى الداشي، نفس المرجع.

[21] - محمد باهي، المراسلات و التحرير الاداري، نفس المرجع، ص:50.

[22]- بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الاداري بالإدارة العمومية و القطاع الخاص، مطبعة دار النشر المغربية سنة 2016، ص:148.

[23] - محمد باهي، المراسلات و التحرير الاداري، المرجع السابق،ص:52.

[24]- كريم لحرش، القانون الإداري المغربي: الجزء الثاني: نشاط الإدارة و امتيازاتها، المرجع السابق، ص: 552

-[25] المرجع نفسه، ص:551.

[26] - عبد العزيز اشرقي، تقنيات التواصل و التحرير بالإدارة العمومية، مطبعة النجاح الجديد، الطبعة الاولى سنة 2000، ص: 149.

[27] - محمد باهي، المراسلات و التحرير الاداري، ص: 52.

[28] - محمد باهي، نفس المرجع، ص: 53.

[29] - عبد العزيز اشرقي، تقنيات التواصل و التحرير بالادارة العمومية، المرجع السابق، ص: 150.

[30]- بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الإداري بالإدارة العمومية و القطاع، المرجع السابق، ص:146.

[31]- بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الإداري بالإدارة العمومية، المرجع السابق، ص: 147.

[32] - بوعلام السنوسي، تقنيات التحرير الاداري بالإدارة العمومية و القطاع الخاص، المرجع السابق، ص:168.

[33]- كريم لحرش، القانون الإداري المغربي، المرجع السابق، ص: 554.

[34]- كريم لحرش، المرجع السابق، ص: 555.